La impresión y las fotocopias constituyen los principales consumos de papel en una oficina, por lo que cualquier medida de ahorro que establezcamos aquí será muy importante. Muchas veces se puede lograr un gran ahorro de forma sencilla siguiendo los siguientes tips:
Impresión a doble faz
Una de las formas más efectivas de reducir el consumo de papel es utilizar las dos caras de cada hoja, en lugar de solo una cara. Al usar las dos caras se ahorra papel, gastos de copias, de envíos y de almacenamiento. Se estima que simplemente fotocopiando e imprimiendo a doble cara, se puede conseguir la reducción del 20% del consumo del papel de una oficina.
Muchas fotocopiadoras e impresoras (o print servers) pueden configurarse de forma que por defecto hagan copias a doble cara. Es muy importante informar a todos los usuarios de que estos equipos que se han configurado así, para evitar despilfarrar papel por un uso erróneo de los mismos.
También se puede asignar una bandeja de la fotocopiadora al papel usado por una cara. Este papel nos puede servir para copiar borradores.
Realizar un mantenimiento periódico de fotocopiadoras e impresoras
Los pequeños problemas de impresoras o fotocopiadoras ocasionan despilfarros importantes de papel. Es importante que poseer un servicio de mantenimiento de calidad que realice un buen mantenimiento preventivo y correctivo de equipos.
Utilizar la función de Fax de los equipos multifunción
Muchas veces, los usuarios no utilizan la función de fax de un equipo multifunción (por ejemplo Canon iR-1024iF) por desconocimiento sobre su uso. Los equipos permiten enviar Faxes directamente desde la PC del usuario sin tener la necesidad de imprimir o realizar una copia de lo que se quiere enviar.
También estos equipos pueden recibir faxes y enviarlos directamente a la casilla de correo del cliente sin la necesidad de imprimirlos.
Impresión segura
Es muy común que los usuarios impriman por error o envíen una impresión que nunca irán a buscarla por lo que esto termina resultando un costo que fácilmente se podría evitar. Muchas impresoras y equipos multifunción cuentan con la posibilidad de impresión segura, lo cual obliga al usuario a dirigirse a la impresora, ingresar un código para que salga la impresión que enviaron desde su PC. Si el usuario no se dirige a la impresora en un determinado lapso de tiempo, la impresora automáticamente borrara la cola de impresión enviada.
Cuotas de Impresión
Muchas impresoras multifunción permiten crear códigos de usuario con cuotas diferenciadas para blanco y negro y color, dando la posibilidad incluso de limitar a cero el uso del color que en la práctica resulta aproximadamente 10 veces más costosa que la blanco y negro.
Obviamente que si pensamos en una solución corporativa vamos a requerir consolidar esta administración y control en un solo punto, para lo cual requeriremos de una aplicación de monitoreo y control de impresiones como el imageWARE Accounting Manager.
Este software les proporciona a los administradores de IT herramientas valiosas tales como generación de reportes, estadísticas de la carga del dispositivo y otros datos importantes. También permite que los administradores de IT generen reportes por individuo, grupo, dispositivo o departamento, y clasifica la impresión por impresión general total y por papel, entre otras categorías. Este software intuitivo emplea el uso del análisis para rastrear el desperdicio y el uso no autorizado del equipo de oficina, para administrar más efectivamente los recursos. Al emplear su capacidad de asignación de cargos, una organización puede proporcionarles a los clientes o departamentos datos precisos de facturación sobre el volumen de copias, impresiones, envío de faxes y escaneos, por proyectos. Esto puede aumentar significativamente los ingresos mientras que permite además asignar con mayor precisión los gastos y los presupuestos departamentales.
El software imageWARE Accounting Manager es ideal para cualquier organización que necesite controlar los costos de impresión, copiado, envío por fax y escaneo. El software es flexible, fácil de usar y sencillo de instalar en cualquier servidor que trabaje con los sistemas operativos Windows® 2000, Windows XP Professional o Windows Server 2003.
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Esta herramienta le proporciona una fotografía detallada de los recursos de su organización. Usted controlará sus costos a través de una cantidad de capacidades avanzadas:
- Rastreo por Tipo de Papel: Analice y administre los costos por tamaño y tipo de papel
- Rastreo por Individuo, Grupo o Departamento: Determine cómo se utilizan los dispositivos
- Impresión Unilateral o Bilateral: Lleve un registro de las impresiones unilaterales y bilaterales
- ID de Departamento de la Copiadora: Rastree los datos del dispositivo automáticamente en las copiadoras Canon
- Consumo de Papel del Dispositivo y Costos del Uso del Dispositivo: Lleve un registro de la impresión de páginas, las hojas utilizadas y los costos en que incurre cada dispositivo
- Restricción de Impresión: Distinga entre los trabajos en color y en blanco y negro y fije los límites de uso
- Análisis de la Carga de Trabajo del Departamento/Dispositivo: Tome decisiones informadas sobre la ubicación y la colocación de dispositivos
- Proceso Regular: Programe procesos de contabilidad automáticos, preferiblemente durante el tiempo improductivo de la oficina
- Exportación de Reportes: Exporte reportes de análisis y de contabilidad como archivos CSV
- Acceso Basado en Web: Genere reportes u otras funciones administrativas desde cualquier lugar en la red
Más allá de estas recomendaciones que pueden ser de mucha utilidad, es importante analizar los costos de nuestra solución de impresión para poder identificar posibles costos ocultos que pueden deberse a:
- Costo de insumos y rendimiento real.
- Costo de mantenimiento de equipos.
- Horas de trabajo de personal encargado de dar soporte en términos de reparación o recambio de impresoras con desperfectos.
- Costos de soporte técnico tercerizado
- Costos operativos por indisponibilidad de equipos de impresión.
El asesoramiento profesional es importante:
La creación de una solución que se adecue a sus necesidades requiere mucho más que el manejo de soluciones de hardware y software. Los servicios profesionales le proporcionarán la combinación perfecta de tecnología, conocimiento y servicios para asegurarle una fácil implementación y un rápido retorno de su inversión.
Para más información en Argentina contactarse con: Guillermo Quiroga
