Existen diferentes rutas, pero el objetivo sigue siendo el mismo: lograr un acceso ágil a los documentos esenciales para la toma de decisiones. El entorno comercial de hoy exige contar con información precisa.
Para muchas organizaciones, la administración de dichos documentos es ineficaz y costosa, e implica una combinación de registros en diversos formatos a los que se acceden con distinta frecuencia.
Por ello, la digitalización de documentación es un proceso que cada vez más empresas abordan para lograr un acceso confiable e instantáneo a los documentos. Pero convertir todos sus registros impresos en documentos electrónicos puede implicar grandes beneficios o muchos problemas que pueden debilitar mucho la efectividad de la solución. El escaneo de cada uno de sus documentos lleva tiempo y tiene un costo asociado.
Las ventajas de digitalizar son considerables, pero para que se convierta en una verdadera solución debemos analizar algunos puntos antes de comenzar:
1.- Relevar nuestra documentación
Es importante preparar el árbol documental de la organización, es decir, relevar los distintos tipos de documentos administrados de forma tal de poder determinar la situación actual y analizar los distintos procesos con el fin de optimizarlos.
El escaneo del 100 por ciento de sus documentos puede no ser la solución más rentable para su situación particular. Se debe buscar un escaneo inteligente, basado en los requisitos de acceso. Generalmente, se escanean los documentos o elementos importantes, a los que se accede con mayor frecuencia, tales como la página de cobertura personalizada de lo que sería una póliza de seguro estándar. Los documentos a los que no se accede con frecuencia no se escanean hasta que se solicita (servicio llamado Digitalización a pedido o Scan on demand).
Un programa de escaneo selectivo y bien diseñado puede lograr importantes reducciones en los costos de conversión, al tiempo que cumple con los requisitos de acceso al documento.
Al principio, no se debe plantear un proyecto de este tipo como la posibilidad de digitalizar el 100% de la documentación de una empresa, sino un plan de comenzar con la conversión de los documentos mas importantes para la toma de decisiones. No piense en proyectos faraónicos, ya que estos son muy difíciles de implementar. Comience solo por algunas áreas criticas y, a medida que el proyecto vaya demostrando su éxito, incorpore otras areas.
2.- Analizar el árbol documental
Una vez que hemos clasificado y analizado nuestra documentación debemos decidir que documentos debemos digitalizar. No tiene sentido digitalizar el 100% de ellos, sino solo lo que se consulte frecuentemente (por ejemplo: Remitos de entregas), la que por el tipo de actividad deba ser accedida en forma instantánea (Historias clínicas en una sala de emergencias), documentación requerida para la aprobación de alguna tarea (por ejemplo facturas en un circuito – workflow - de distintos niveles de aprobación del sector de “cuentas a pagar”) o documentación que al ser digitalizada facilite la carga de datos en un sistema (ICR, OCR o OMR de formularios de encuestas)
No siempre es necesario digitalizar ya que, en muchos casos, ya contamos con la información en archivos electrónicos o en alguno de nuestros sistemas y lo que necesitamos es reorganizar esa información para agilizar nuestros procesos. Para ello contamos con herramientas de administración documental (o Document management) tales como el imageWare Document manager.
3.- Determinar el Software y el Hardware
Lo importante es que pensemos en la solución más allá del equipamiento, ya que este puede ser mínimo al realizar las pruebas piloto o durante las primeras fases del proyecto. Si bien se puede utilizar la función de escáner de nuestros equipos multifunción probablemente la solución óptima será la incorporación de equipos específicos para escanear.
Algunas ventajas de los escáneres (vs equipos multifunción) están dadas por su posibilidad de poder digitalizar mayor cantidad de documentos diarios (régimen diario recomendado), las funciones avanzadas de procesamiento de imagen (eliminación de desviación o de bordes negros, etc) importantes si se busca poder realizar procesos de toma automática de datos (ICR, OCR, OMR o lectura de código de barras), de tipos de papel aceptados, velocidad o detección de errores (doble alimentación, detección de ganchos, etc)
Respecto al tipo de escáneres de documentos podemos elegir los departamentales que van conectados a una estación de trabajo (Por ejemplo Canon DR-9080C o Canon DR-x10C) o escáneres en red (ScanFront 220) que pueden digitalizar y enviar automáticamente los archivos al servidor. Si vamos a realizar un proyecto que requiera escanear documentos de forma centralizada deberíamos optar por un escáner departamental, pero si en cambio la digitalización ha de realizarse distribuida (por ejemplo en cada sucursal de nuestra empresa) deberemos elegir un escáner de red.
4.- Almacenamiento centralizado
En base al relevamiento, dimensionáremos nuestro servidor de almacenamiento y aplicaremos una política de resguardo efectiva.
Es importante determinar una política de resguardo ya que a través del tiempo puede haber documentos que pierdan la frecuencia de consulta. Este es el caso de las facturas que nuestra empresa emite, ya que nuestros clientes suelen hacer consultas durante sus dos primeros meses de vida y la cantidad de consultas cae exponencialmente a medida que van pasando los meses.
Por ello, es importante poseer un sistema de administración de documentos (o Document management) como el imageWare Document Manager para poder administrar dichos periodos de retención y sus niveles de acceso, y poder facilitar la búsqueda y distribución de documentos.
5.- Indexación e Indización
Es fundamental poder identificar cada documento o conjunto de ellos de acuerdo a los criterios de búsqueda a utilizar. Los registros de índices e imágenes se adaptan al software y se ofrecen a sus usuarios finales para los propósitos de búsqueda y obtención de documentos. El proceso de captura de documentos continúa bajo su control, y se mantienen los documentos dentro de su organización.
Utilizar PDF con la opción de OCR (Searchable PDF) nos servirá a la hora de buscar algún texto incluido en nuestros documentos pero, cuando se busca un documento en particular, puede dificultar mucho su búsqueda.
Por lo tanto, al inicio del proyecto y por cada tipo documental, se debe determinar que índices se cargaran ya sea manualmente o automáticamente. Por ejemplo, si un documento posee un código de barra que contiene el número de factura, el escáner podrá tomar automáticamente este número y asociarlo a la imagen. De esta forma el usuario podrá buscar las imágenes a partir del número de factura. Si simplemente haríamos un OCR, si el usuario busca el numero de factura “1000” el sistema podrá devolverle todas las facturas que posean dicho número (aunque indique numero de factura, importe, código de articulo, etc.) dificultando la búsqueda.
Por otro lado, es muy importante entender que toda carga de datos es susceptible a errores especialmente en el caso de la indexación manual (como se ve en el grafico anterior). Esto ocurre ya que un operador o data entry que esta cargando índices puede ingresar dígitos equivocados (por ejemplo puede tipiar “Juan Péres” en lugar de “Juan Pérez”). Para evitar o minimizar estos errores existen varios metodos:
A. Grabo verificación: todos los índices o campos se ingresan dos veces por distintos operadores y data entries por lo que si hay una inconsistencia entre el primer ingreso y el segundo, se sabe que hubo un error (en general los software de captura tienen módulos de rechazos que identifican estos errores)
B. Cruce de base de datos: En este caso los datos ingresados por un operador son verificados contra una base de datos para detectar inconsistencias. Por ejemplo: Si se toman los datos de “Juan Perez” y se ingresa el numero de documento 23.000.032 pero en la base de datos figura que ese numero de documento pertenece a otra persona, se sabe que hubo un error.
C. Por digito verificador. Un digito verificador (de un codigo de barras por ejemplo) permite determina si se ingreso un numero erróneamente o no.
Un proyecto de digitalización bien diseñado puede lograr importantes reducciones en los costos, al tiempo que facilita obtener una visibilidad completa y un rápido acceso a sus registros para agilizar los procesos comerciales y la toma de decisiones.
Tercerizacion y costos
Muchas veces se existe la posibilidad de tercerizar y darle a un tercero el trabajo de digitalizar nuestros documentos. Esto se puede realizar cuando nuestra información esta centralizada en una locación pero no es la mejor solución si esta se encuentra distribuida (ver Acelere procesos mediante la digitalización distribuida.) Al tercerizar la digitalización debemos decidir si el proveedor realizara las tareas en nuestras oficinas o en las suyas y debemos asegurarnos que tengan experiencia suficiente en el tema.
Es muy importante tener en cuenta costos de seguros o responsabilidades ante perdidas de documentos y tener un procedimiento acorde para atender consultas urgentes de documentación cuando el proveedor ya ha retirado la documentación.
En cuanto a los valores bajo los cuales se cotiza la digitalización de datos, los precios varían según la cantidad de documentos que se deseen escanear, el estado en que se encuentre el papel antes de ser sometido al procedimiento y la cantidad de índices a incorporar. Tenga en cuenta siempre esto y no se fie por el servicio mas económico. De nada sirve un servicio muy económico si los documentos no se indexan de forma correcta o se indexan a través de campos insuficientes (típico en algunos mercados)
Solo a titulo informativo, podemos decir que la documentación en muy buen estado, con imagen incluida, se cotiza a un valor de entre $0,10 y $0,15 centavos la página (en Argentina).
Lo que es digitalización del papel tiene un valor sujeto a la captura que se realiza. A eso hay que sumarle la indexación que se realiza de la imagen o el grupo de imágenes que se obtiene”, afirmaron desde la compañía. La presencia de algún tipo de daño en el papel puede hacer que el costo del trabajo se eleve hasta alcanzar los $0,25 centavos la página o inclusive mucho mas. Todo depende de la cantidad de campos a indexar.
El asesoramiento profesional es importante:
La creación de una solución que se adecue a sus necesidades requiere mucho más que el manejo de soluciones de hardware y software. Los servicios profesionales le proporcionarán la combinación perfecta de tecnología, conocimiento y servicios para asegurarle una fácil implementación y un rápido retorno de su inversión.
Para más información en Argentina contactarse con: Guillermo Quiroga
