La gestión documental permite a las empresas disponer en formato digital de todos los documentos clave. Esta tecnología, que también favorece la seguridad de la información, cobra en nuestro país una importancia cada vez mayor y, según las previsiones, irá a más en los próximos años.
Las empresas necesitan gestionar el exceso de documentos en papel que llenan sus oficinas. Varias encuestas afirman que un tratamiento inapropiado de la información puede llegar a suponer un 2% a un 6% de los costos totales, algo que supone un importante revés para la economía de muchas compañías. Para solventarlo, existen en el mercado soluciones de gestión documental y de contenidos, capaces de cambiar los métodos tradicionales de almacenamiento de la información y transformar una copia impresa a una digital.
Como solucionarlo
En general el 90% de la información fundamental de una compañía se encuentra en documentos. Sin embargo, encontrarla cuando se necesita, representa entre un 20% del tiempo de cada empleado. Se preveía en un principio que las nuevas tecnologías como Internet o el correo electrónico ayudarían a disminuir el uso de impresiones en la oficina, pero la realidad es que han logrado el efecto inverso ya que, aunque disminuye el número de fotocopias, aumenta la información a imprimir. Otro de los inconvenientes que presenta la gestión normal de información se relaciona con el elevado número de copias innecesarias que se imprimen debido a la pérdida sistemática de documentos. Asimismo, estos problemas repercuten en los clientes, que muchas veces deben esperar durante días para recibir algún documento que han solicitado, debido a la gestión lenta e ineficiente.
Pero, gracias al avance de la tecnología y la progresiva implantación de la gestión documental, ahora es posible disfrutar de un archivo más accesible y, sobre todo, que permite ahorrar dinero y tiempo a sus usuarios. Y es que las virtudes con las que cuentan estos sistemas son muchas. La primera de ellas es la posibilidad de lograr una búsqueda precisa y una inmediata localización, pudiendo situar los documentos más importantes en servidores principales, y almacenar aquellos a los que se recurre menos. Tras lograr fácilmente la información que se desea, puede darse paso a la impresión, una vez evitado el esfuerzo que supone la localización, recuperación y vuelta al archivo. También se ahorra el esfuerzo que supone el envío a través de fax o mensajería. Por último, favorece el control de los documentos y, más en concreto, su seguridad, ya que permite restringir su acceso a determinados usuarios.
¿Cómo abordar un proyecto?
En el mercado existen varias maneras de emprender procesos de gestión documental. El primer paso es siempre el mismo: escanear y digitalizar la información. Para ello, es necesario realizar una evaluación de la situación documental de una empresa. Muchas compañías ofrecen ayuda en este sentido, realizando una auditoría de los principales procesos que involucren a los documentos a digitalizar.
Una vez finalizada, se debe especificar y cuantificar los principales objetivos que desean alcanzarse, teniendo siempre en cuenta cuál es la infraestructura y el modelo de negocio. Realizado el proceso de conversión digital, se diseña una solución adaptable a cada empresa. Así pues, hay firmas en el mercado, como es el caso de Canon, que se encargan de desarrollar soluciones exclusivas para cada cliente, seleccionando la mejor combinación para crear un modelo de gestión documental que cuente con procesos optimizados. Una vez decidido, se pasa a la implantación y, finalmente, a un proceso de seguimiento continuo que permite medir las mejoras y beneficios que obtienen los clientes para realizar, si es necesario, nuevos ajustes y mejoras.
Cada paso de este proceso es completamente decisivo. El de consultoría lo es porque no todas las empresas llevan a cabo este trabajo de la misma manera: algunas lo hacen a nivel global, con una solución que implica a todos los departamentos. Pero la mayoría, en cambio, prioriza unos sobre otros, comenzando por instalar un software en uno y, posteriormente, extendiéndolo a otros si se logra éxito. En este caso, las firmas optan por una eficiencia a corto plazo, lo que las llevará a atender, en primer lugar, aquellas secciones en las que se requiera una mayor prontitud en la organización. Posteriormente, conviene definir la infraestructura que se va a dar, así como definir cuales son los activos de los que se dispone para darle cabida. Finalmente, se encuentra la fase de implantación, de la que puede encargarse una firma instaladora o la propia empresa compradora, si bien en algunos casos esto resulta más complicado.
Asimismo, en el mercado se pueden distinguir dos herramientas principales con las que llevar a cabo un proceso de gestión documental. Las primeras son las plataformas de captura, encargadas de hacerse con los datos de las imágenes. Lo componen los escáneres y demás dispositivos capaces de convertir el papel en documentos de tipo digital. El segundo tipo son las plataformas de gestión, que son un conjunto de sistemas que permiten funcionalidades tales como controlar los registros u organizar los documentos en una web (como el iW Document manager).
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