Aparentemente Argentina es uno de los pocos países donde el número de impresiones es mayor ahora que hace dos años. El núcleo empresarial, que está compuesto por más del 80% de las empresas Argentinas, no va más allá de la digitalización de documentos y su uso como una especie de archivo de la información en caso de pérdida o similar, manteniendo casi siempre el archivo físico. A raíz de ello, las compañías deben afrontar una actualización tecnológica, algo que siempre implica bastantes reticencias. Pese a ello, las empresas son cada vez más conscientes de la necesidad de llevar a cabo un proceso que les permita gestionar de manera adecuada sus documentos electrónicos o en papel, incluyendo los procesos de digitalización.
En este punto, la seguridad juega un papel crucial. Aunque las empresas argentinas se han incorporado más tarde al mundo de la documentación digital, lo están haciendo de un modo más rápido y muchas veces la necesidad de un sistema que proteja la seguridad de sus documentos impulsa dichos proyectos. Y es que en Argentina se extienden cada vez más las ofertas relacionadas con el outsourcing de gestión documental. Son servicios adicionales que optimizan el proceso de digitalización así como la custodia de la información. El valor añadido que ofrecen es que permiten a las compañías centrarse en sus negocios mientras ellas se dedican a controlar todo lo relacionado con el tratamiento de la información. Pero no todo son buenas noticias. El principal inconveniente que existe está en el grado de satisfacción que han obtenido con este cambio muchas empresas, en especial las pymes: En ocasiones el apoyo que han recibido por parte de los proveedores tecnológicos deja algo que desear, no habiendo podido con ello optimizar del todo las ventajas que aporta este procedimiento. Por otro lado, si no se adapta el sistema de gestión adecuado a la empresa, teniendo en cuenta las alternativas más eficaces al sistema de trabajo que se lleva a cabo, puede desencadenarse un caos organizativo: Un archivo digital mal gestionado, sin orden ni indexación, es igual de ineficaz que un archivo de papel mal gestionado.
Por último, las instituciones públicas están forzadas a modernizarse en esta materia y a garantizar el derecho de los ciudadanos a relacionarse con la Administración agilizando trámites que, de otra manera, conllevan mucho tiempo y desplazamientos a los registros por parte de los usuarios.
Futuro prometedor
No parece que la crisis vaya a afectar negativamente a este sector. Más que un futuro, la gestión documental es ya un presente que se antoja necesario para el entramado empresarial de este país. La actual situación económica, en lugar de un freno, esperamos que sea un acelerador, ya que esta tecnología produce un rápido ahorro de costes y tiempos muy visible para las empresas. Se prevé un incremento del negocio que se acentuará especialmente durante los próximos 4 ó 5 años gracias, en gran parte, a la externalización integral de estos servicios. De hecho, se estima que el crecimiento rondará el 8-9%.
Pese a ello, aun son muchos los pasos que deben darse para llegar a hablar de oficina sin papeles: La plena digitalización es una utopía, y no estaremos cerca de ella hasta que las administraciones públicas comiencen a dar validez legal a aquellos documentos y facturas que no sean presentados en formato papel. Se dan pasos para lograrlo, pero aun queda trabajo para llegar a la digitalización total.
