No solo la digitalización de documentos facilita la el cumplimiento regulatorio, mejora el servicio al cliente, ahorra de espacio y velocidad en acceso a la información sino que también produce mejoras de costos cuantificables que cuyo ROI puede ser estimado.
La digitalización y captura de documentos son libres de riesgo de inversión comparados con otros tipos de proyectos de TI y el tiempo de Retorno de Inversión inicial se produce en menos de un año.
Según una encuesta aplicada a mas de 700 administradores profesionales:
- El 42% de las organizaciones han incrementado la productividad un 50% en su inversión de digitalización y captura de documentos.
- El 43% ha alcanzado el Retorno de su Inversión en 12 meses y dos tercios en 18 meses.
- Casi la mitad ha alcanzado ahorros de 40% o más en costos de almacenamiento de papel.
- Un número considerable de encuestados (41%) mencionó “el acceso mejorado a la información” como el principal motor para las inversiones en digitalización y captura de documentos. Esto demuestra que las empresas están logrando beneficios como el dinero fácil, además de una ganancia real y un Retorno de Inversión. Otros motores de negocios incluyen cumplimiento regulatorio, productividad y mejorar el servicio al cliente.
La encuesta también descubre que mientras la mayoría de las organizaciones ya han invertido en tecnología de captura, las dos terceras partes estaban digitalizando 30% de sus documentos aproximadamente. Los encuestados atribuyeron la sub utilización a la falta de instalaciones de captura cerca del proceso del negocio, así como a la existencia de algunas aplicaciones empresariales que permiten la captura.
La captura de documentos no puede seguir considerándose como una tecnología en funcionamiento en un deposito sino como una parte integral del proceso de negocio donde la captura debe realizarse aguas arriba (al inicio de los procesos) para que esto no genere inconvenientes aguas abajo. Como consecuencia, las organizaciones experimentarán mayor rentabilidad reduciendo costos y riesgos, la aceleración de procesos de negocio y reducción del Costo Total de Propiedad.
